La gestion de documents et le partage de fichiers sont deux fonctions incontournables de nos jours, car le simple envoi de documents par courrier électronique entre les membres de l’équipe est totalement inefficace, d’autant plus que vous partagez de plus en plus de fichiers.
Il existe plusieurs solutions populaires sur le marché pour la gestion de documents et le partage de fichiers, dont nous comparerons deux ci-dessous. Ces deux solutions sont SharePoint et Dropbox. Ici, nous allons expliquer la différence entre eux.
Quelle est la différence entre Dropbox et SharePoint ?
Paramétrage et mise en oeuvre
Une différence clé entre SharePoint et Dropbox est la rapidité avec laquelle vous pouvez commencer à utiliser chacun d’eux. Avec Dropbox, il vous suffit de créer un compte et de commencer à partager des fichiers. Vous pouvez être opérationnel en quelques minutes.
Pendant ce temps, SharePoint nécessite beaucoup plus de préparation pour sa mise en œuvre. L’aide du service informatique est également nécessaire pour la mise en place et la maintenance. On parle de jours, de semaines voire de mois si vous travaillez au sein d’une grande organisation. Cependant, alors que Dropbox n’est disponible que dans le cloud, SharePoint est disponible pour les déploiements cloud, hybrides et locaux. Cette flexibilité permet des options de sécurité renforcées pour les données sensibles, ainsi que la possibilité d’intégrer d’autres solutions déjà en place.
Dropbox a des capacités limitées, il n’est donc pas surprenant qu’il bat SharePoint en matière de configuration. Cependant, que se passe-t-il si vous devez gérer plus d’un cas d’utilisation (comme SharePoint) et que vous souhaitez que la configuration soit très simple (comme Dropbox) ? Alors peut-être que Glasscubes est fait pour vous.
Glasscubes est une solution pertinente car ce serait comme une option intermédiaire. Vous pouvez utiliser Glasscubes pour gérer le partage de fichiers et la gestion de documents, mais aussi la communication, la gestion de projet et les flux d’informations.
Intégrations
Étant donné que SharePoint fait partie de la famille Microsoft, il s’intègre bien aux autres produits Microsoft. « De nombreuses organisations utilisent déjà Microsoft Office, ce qui fait de l’ajout de SharePoint le choix naturel par rapport à un produit autonome comme Dropbox. Certaines organisations peuvent même déjà avoir accès à SharePoint, mais elles ne l’ont tout simplement pas encore utilisé.
Compte tenu de sa large utilisation, Dropbox a ses propres possibilités d’intégration. De nombreuses solutions, y compris les produits Microsoft, ont des extensions tierces pour se connecter à Dropbox. Cependant, l’intégration de Dropbox avec Microsoft Office peut ne pas sembler aussi transparente qu’avec SharePoint.
Comme Dropbox, Glasscubes peut se connecter à Microsoft Office, mais pas aussi facilement qu’un produit créé par les mêmes développeurs. Cependant, de nombreux utilisateurs de Glasscubes utilisent son intégration avec Active Directory de Microsoft, qui gère les ordinateurs et autres appareils sur un réseau. Pour les organisations qui utilisent Active Directory pour authentifier les utilisateurs et appliquer des politiques de sécurité, Glasscubes est un excellent choix.
Complexité
Compte tenu de la différence de difficulté de configuration entre SharePoint et Dropbox, il n’est pas surprenant que SharePoint soit beaucoup plus complexe que son homologue. Bien que, pour être juste, SharePoint offre beaucoup plus de fonctionnalités à offrir en retour.
Les capacités robustes de SharePoint permettent une gestion avancée des documents, pas seulement un simple partage de fichiers. Vous pouvez configurer des privilèges d’utilisateur, des workflows d’approbation et des bibliothèques de documents pour des milliers de fichiers. Mais ces capacités nécessitent également l’aide du personnel informatique pour les mettre en œuvre.
Dropbox est très intuitif pour l’utilisateur ordinaire. Vous devez vous demander si vous avez vraiment besoin d’un ensemble très complet de fonctions telles que les fonctions SharePoint ou si vous souhaitez simplement un moyen simple de partager des fichiers comme avec Dropbox.
Une fois de plus, Glasscubes offre un excellent compromis entre les deux solutions. Glasscubes offre plus de fonctionnalités que Dropbox tout en restant simple car, contrairement à SharePoint, vous n’avez pas besoin d’aide informatique pour la mise en œuvre. Toutes les fonctions sont disponibles et faciles à comprendre, même par du personnel non technique.
